WBSO-administratie voor startups

Wat de WBSO administratief van je vraagt

Zodra RVO je aanvraag heeft goedgekeurd en de S&O-verklaring is afgegeven, gaan er drie verplichtingen lopen. Ze zijn niet zwaar, maar wel onvergeeflijk: ze hangen aan vaste termijnen.

• Leg S&O-uren vast binnen tien werkdagen nadat het werk is gedaan, per persoon en per project.
• Houd een projectadministratie bij waaruit blijkt wat je hebt ontwikkeld en welke technische problemen je aanpakte, bijgewerkt binnen twee maanden na elk kwartaal.
• Dien de verplichte mededeling van de werkelijk bestede uren in vóór 31 maart van het jaar erna.

Wat wij overnemen, en wat bij jou blijft

Laten we eerlijk zijn over die verdeling, want een kantoor dat zegt het helemaal uit handen te nemen vertelt niet het hele verhaal: niemand kan jouw uren vastleggen of jouw technische documentatie schrijven. Dat zit bij jou en je team, want alleen jullie weten wat er is gebouwd.

• Wij verwerken de afdrachtvermindering in je maandelijkse loonaangifte.
• Wij dienen de jaarlijkse mededeling in bij RVO.
• Wij zorgen dat de financiële kant van je S&O-dossier klopt met je boekhouding.
• Wij herinneren je actief aan de registratietermijnen, zodat de tien-werkdagentermijn en de kwartaaldeadline nooit stilletjes verstrijken.
• Niet van ons: de aanvraag zelf, de technische projectdocumentatie en advies over de vraag of een project kwalificeert. Dat is het werk van een subsidieadviseur, en dat zeggen we liever dan dat we ernaar gokken.

Hoe de korting in je loonaangifte landt

Het WBSO-voordeel voor een bedrijf met personeel is een vermindering op de loonheffing die je afdraagt. Je S&O-verklaring noemt een bedrag, en dat verdeel je over de loonaangiftetijdvakken binnen de periode van die verklaring. Je krijgt dus geen geld overgemaakt, je draagt elke maand minder af.

Dat heeft één praktisch gevolg dat het waard is om te weten: het voordeel wordt alleen echt als de vermindering ook daadwerkelijk in de aangiftes wordt toegepast, op tijd en in de juiste tijdvakken. Precies die stap wordt vergeten als de loonadministratie en het WBSO-dossier bij twee verschillende partijen liggen.

Wat er gebeurt bij een RVO-controle

RVO controleert steekproefsgewijs. Blijkt je administratie onvolledig of te laat bijgewerkt, dan volgt een correctie op je S&O-verklaring, en in sommige gevallen een boete bovenop die correctie. Het voordeel dat je op papier had, verdampt dan alsnog.

De meeste van die correcties komen niet door fraude maar door verslonzing: uren die een maand later zijn ingevoerd, een projectadministratie die tijdens een druk kwartaal niemand heeft bijgehouden. Het bewaken van die termijnen is daarom de goedkoopste verzekering die er is.

Wat het kost

Hier hangt geen apart adviestraject aan. Het verwerken van de vermindering in je loonaangifte, de mededeling bij RVO en het bewaken van de termijnen horen bij de administratie die we voor je doen. De salarisadministratie zelf kost altijd 20 euro per medewerker per maand, inclusief de loonstroken en de loonaangifte.