Boekhouders vergelijken voor je startup

Waarom vergelijken op de maandprijs misleidt

Een maandprijs zegt alleen iets in combinatie met wat er inzit. Zit bij het ene kantoor je btw- en vpb-aangifte, de jaarafsluiting en onbeperkt vragen stellen erbij, en rekent het andere de aangiftes apart en vragen per uur, dan kan een lagere kopprijs makkelijk de duurdere optie zijn.

De tweede reden is dat de prijs vaak de prijs van je volume van vorig jaar is. Bijna elk model schaalt met iets (facturen, transacties, medewerkers, omzet), dus vraag niet alleen wat het nu kost, maar ook wat er gebeurt als je verdubbelt.

De drie prijsmodellen die je tegenkomt

Vrijwel elke offerte is een variant op één van deze drie. Elk model heeft een situatie waarin het past.

• Uurtje-factuurtje. Eerlijk per eenheid werk, onvoorspelbaar in totaal. Het heeft voor een startup ook een ongelukkig bijeffect: elke vraag kost geld, dus founders gaan vragen uitstellen, precies in de fase waarin ze de meeste vragen hebben.
• Een vaste maandprijs die meeschaalt met volume. Voorspelbaar en vergelijkbaar, mits je de eenheid zelf kunt tellen. Vraag dus wat de eenheid is: facturen die je kunt tellen, of boekingsregels die je niet kunt tellen.
• Een all-in pakket per rechtsvorm. Simpel te vergelijken en aan de onderkant vaak aantrekkelijk, maar de scope is meestal krap, waardoor meerwerk als aparte factuur terugkomt, en het jaarwerk is daarvoor de gebruikelijke plek.

Waarom je hier geen namen en tarieven van anderen vindt

Je zou van een vergelijkingspagina verwachten dat er andere kantoren met hun prijzen op staan. Dat doen we niet, om één reden: wij kunnen die prijzen niet voor je verifiëren op het moment dat jij dit leest. Tarieven wijzigen, de scope wijzigt, en een tabel van drie maanden oud zou ons stilletjes beter laten lijken dan we zijn.

In plaats van beweren wat een ander rekent, geeft deze pagina je dus de vragen die je aan die ander stelt. Stel ze ook aan ons. Zijn de antwoorden vergelijkbaar en past de andere partij beter bij je, dan is dat een goede uitkomst.

De vragen die je aan elk kantoor stelt

Zet deze in een mail en stuur ze naar elke partij die je overweegt. De verschillen komen snel bovendrijven, en hóe een kantoor antwoordt is zelf ook informatie.

• Wat zit er precies in de maandprijs, en wat wordt apart gefactureerd?
• Zitten de btw- en vpb-aangifte erbij?
• Zit de jaarafsluiting erbij, en is een formele jaarrekening voor de KVK extra?
• Wat is de eenheid waarop de prijs schaalt, en kan ik die zelf tellen?
• Zijn er opstart- of onboardingkosten, en zit het migreren van mijn huidige administratie erbij?
• Kost het geld om een vraag te stellen?
• Hoe vaak worden mijn boeken bijgewerkt: dagelijks, maandelijks of per kwartaal?
• Wie is mijn aanspreekpunt, en wat is de reactietijd op een vraag?
• Wat kost salarisadministratie per medewerker, en wat zit daarbij in?
• Op wiens naam staan het software-account en de boeken, en wat gebeurt ermee als ik vertrek?

Rode vlaggen

Niets hiervan is automatisch verkeerd, maar elk punt verdient een vervolgvraag voordat je tekent.

• Een lage maandprijs met meerwerk op uurbasis. De prijs is dan een startpunt, geen prijs.
• De jaarrekening als losse post die niet vooraf is begroot.
• Opstartkosten voor de onboarding of het overzetten van je eigen administratie.
• Een eenheid die je niet zelf kunt controleren, waardoor je de factuur niet kunt narekenen.
• Geen antwoord op hoe actueel je boeken zijn, alleen op hoe vaak je elkaar spreekt.
• Een contract waarin het software-account op naam van het kantoor staat.

De dimensie waarop vrijwel niemand vergelijkt

Prijs en scope zijn zichtbaar; de actualiteit van je cijfers niet, en voor een startup is dat juist de belangrijkste. Een goedkope boekhouder die per kwartaal bijwerkt, laat je sturen op cijfers die gemiddeld zes weken oud zijn. Voor een stabiel bedrijf is dat prima, en op het moment dat je beslist of je iemand kunt aannemen is het waardeloos.

Stel die vraag dus rechtstreeks: hoe oud zijn mijn cijfers gemiddeld, en kan ik vandaag mijn cashpositie zien zonder iemand te hoeven vragen? Het antwoord zegt meer over of een kantoor bij een startup past dan welke prijsvergelijking ook.

Waar wij staan op onze eigen vragenlijst

Omdat we je vragen om elk kantoor dezelfde vragen te stellen, hier onze antwoorden bij elkaar.

• Een vaste maandprijs per entiteit, schalend op facturen die je zelf kunt tellen: Starter 0 tot 75, Growth 76 tot 125, Scale 126 tot 200 per maand.
• Btw-, loon- en vpb-aangiften en de volledige jaarafsluiting zitten erbij.
• Een formele (accountantsgecontroleerde) jaarrekening is een optionele add-on tegen een vooraf afgesproken meerprijs, begroot voordat we beginnen.
• Geen opstartkosten: de onboarding en de migratie van je huidige administratie zitten in de prijs.
• Geen nacalculatie, dus een vraag stellen kost niets.
• Je boeken worden dagelijks bijgewerkt, en je ziet cash, burn en runway in een realtime dashboard.
• Salarisadministratie kost altijd 20 euro per medewerker per maand, inclusief loonstroken en loonaangifte.
• Het software-account en de boeken staan op jouw naam. Wij zijn de uitvoerder, nooit de eigenaar.
• Wij adviseren niet: geen strategisch of financieel advies, geen fiscale planning, geen waarderingen, geen wettelijke controle. Heb je dat nodig, dan heb je naast ons een tweede partij nodig, en dat zeggen we liever nu dan halverwege.