Een boekenonderzoek: wat kun je verwachten en wat houdt het kort?

Een boekenonderzoek wordt altijd vooraf aangekondigd, dus je hebt tijd om je voor te bereiden. Of het kort blijft hangt niet van geluk af maar van vijf aansluitingen. Hier lees je wat de Belastingdienst controleert, wat je verplicht bent te leveren, en wat een onverklaard verschil je kost.

Drie soorten bezoek, en ze zijn niet hetzelfde

De Belastingdienst komt op drie manieren langs, en het scheelt veel onrust om te weten welke van de drie je aan de lijn hebt.

• Een bedrijfsbezoek: er wordt informatie opgehaald over je bedrijfsvoering en je administratie. Je krijgt bijna altijd een aankondiging, en van het bezoek wordt een rapport gemaakt.
• Een waarneming ter plaatse: er wordt gekeken naar de dagelijkse gang van zaken, wie er werkt en of de identiteit van je personeel klopt. Ook hier krijg je vooraf bijna altijd een aankondiging, zonder dat het exacte moment vaststaat.
• Een boekenonderzoek: een controle van je aangiftes en je administratie over een bepaalde periode, of van specifieke onderdelen daarvan. Een boekenonderzoek wordt altijd vooraf aangekondigd.

Dat laatste is de belangrijkste zin van dit artikel. Een boekenonderzoek komt nooit onaangekondigd, dus iemand die zich onaangekondigd meldt voor een boekenonderzoek is dat niet.

Wat er precies wordt gecontroleerd

Een boekenonderzoek is een controle van wat je hebt aangegeven, getoetst aan wat er in je administratie staat. Dat kan de hele periode betreffen of één onderdeel, bijvoorbeeld alleen de btw of alleen de loonheffingen. In de aankondiging staat welke periode en welke onderdelen aan de orde zijn, en dat bepaalt wat je klaarzet.

De informatieplicht

Je bent verplicht om je boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op verzoek beschikbaar te stellen, binnen de termijn die daarvoor wordt gesteld. Dat is geen vrijblijvend verzoek: geen informatie geven terwijl je dat wel moet, is beboetbaar en kan verder leiden tot een informatiebeschikking, tot een aftrek die niet wordt geaccepteerd, of tot een procedure.

De praktische kant hiervan: zorg dat je administratie te leveren is. Een export die je binnen een paar dagen kunt aanleveren maakt het verschil tussen een onderzoek dat vlot verloopt en een onderzoek dat uitdijt.

Wat een onderzoek kort houdt

Er is geen truc, alleen een administratie die op vijf punten klopt.

• Je banksaldo sluit per maand aan op je grootboek.
• Onder elke boeking is de factuur terug te vinden, en die factuur voldoet aan de factuureisen.
• Privé en zakelijk zijn gescheiden, en wat er toch tussendoor liep staat in de rekening-courant.
• De omzet in je boeken sluit aan op de som van je btw-aangiftes over dezelfde periode.
• Je loonadministratie is compleet, inclusief de contracten en de identiteitsgegevens.

Wat een onderzoek lang maakt, is niet een fout maar een verschil dat niemand kan uitleggen. Elk onverklaard verschil levert een vraag op, en elke vraag levert een nieuwe steekproef op.

Wat er uit kan komen

Van het onderzoek wordt een rapport gemaakt. Klopt alles, dan is dat het einde. Blijkt er te weinig belasting te zijn afgedragen, dan volgt een correctie met een naheffing of navordering, en bij verwijtbaarheid kan daar een boete bij komen.

Ben je het niet eens met de uitkomst, dan is dat een fiscaal-juridische discussie. Daar hoort iemand bij die dat vak doet, en dat is niet je boekhouder.

Wat wij doen als er een onderzoek komt

Wij zijn het aanspreekpunt voor het gegevensverzoek. We leveren de exports uit je administratie, zetten de aansluitingen klaar die gevraagd worden, en zorgen dat de stukken die bij een boeking horen vindbaar zijn. Loopt er iets niet, dan zeggen we dat voordat de controleur het vraagt.

Wat wij niet doen is je vertegenwoordigen in een discussie over de uitkomst of over een boete. Dat is advies en procesvoering, en daarvoor verwijzen we je door naar een specialist.

Kort samengevat

• Een boekenonderzoek wordt altijd vooraf aangekondigd; een bedrijfsbezoek en een waarneming ter plaatse bijna altijd.
• In de aankondiging staat de periode en het onderdeel, en dat bepaalt wat je klaarzet.
• Je moet je administratie beschikbaar stellen; dat niet doen is beboetbaar en kan een aftrek kosten.
• Vijf aansluitingen bepalen of het kort blijft, en onverklaarde verschillen maken het lang.
• Wij leveren de gegevens en de aansluitingen; een discussie over de uitkomst hoort bij een specialist.