Wat moet er op je factuur staan, en wat kost het als er iets mist?

Een factuur is het bewijsstuk waaraan je btw hangt. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de aftrek worden geweigerd, bij je klant en bij jezelf. Hier staat de volledige afvinklijst, de termijn waarbinnen je moet factureren, de regels bij verlegde btw, en wat je doet met een inkoopfactuur die niet klopt.

Waarom dit meer is dan een vormkwestie

Een factuur is het bewijsstuk waaraan de btw hangt. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst de aftrek weigeren: bij je klant op jouw verkoopfactuur, en bij jou op een inkoopfactuur die niet klopt. Voor een startup die veel software, hosting en losse diensten inkoopt is dat tweede het grootste risico, want die facturen maak je niet zelf.

Het goede nieuws is dat het een afvinklijst is. De eisen staan vast, ze veranderen zelden, en elk facturatiepakket kan ze vullen.

De verplichte gegevens

• Je eigen volledige naam en adres, en die van je klant. Een postbus is niet genoeg: het gaat om de plek waar je echt gevestigd bent.
• Je btw-identificatienummer.
• Je KVK-nummer.
• De datum van de factuur.
• Een factuurnummer dat opvolgend is en dat je maar één keer gebruikt.
• De hoeveelheid en de aard van wat je hebt geleverd.
• De datum waarop je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
• Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief.
• Het btw-tarief dat je toepast.
• Het btw-bedrag.

De termijn: uiterlijk de vijftiende

Je factuur moet uiterlijk de vijftiende dag van de maand na de levering de deur uit zijn. Lever je in maart, dan moet de factuur er op 15 april zijn.

Wat founders hier verrast: als je te laat factureert, schuift de btw niet mee. Je geeft de btw aan in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten sturen, niet in het tijdvak waarin je hem alsnog stuurde. Een levering uit maart die je in juni factureert hoort dus in je aangifte over het eerste kwartaal.

Het factuurnummer, en waarom het zo vaak misgaat

Opvolgend en uniek klinkt simpel tot je twee systemen hebt. Een startup factureert abonnementen uit de eigen applicatie en losse projecten uit de boekhoudsoftware, en dan lopen er twee reeksen door elkaar met dubbele nummers of met gaten.

Twee reeksen mag, zolang elke reeks herkenbaar en opvolgend is. Wat niet mag is hetzelfde nummer twee keer gebruiken, en wat je niet wilt is een gat dat je niet kunt uitleggen. Bij een boekenonderzoek is een ontbrekend factuurnummer meestal de eerste vraag.

Als het bedrag onder de honderd euro blijft

Voor facturen tot en met 100 euro inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur sturen, met minder gegevens erop. Handig voor kleine bedragen, maar het is een uitzondering en geen regel: de meeste pakketten zetten gewoon alles erop, en dan hoef je er nooit over na te denken.

Verlegde btw en klanten in de EU

Verleg je de btw naar je klant, dan bereken je zelf geen btw. In plaats daarvan zet je de vermelding btw verlegd op de factuur, met het btw-identificatienummer van je klant erbij. Het bedrag per tarief vermeld je wel, zoals het zou zijn geweest als de btw niet was verlegd.

Bij een dienst aan een zakelijke klant in een ander EU-land werkt het net zo, en die factuur komt daarnaast terug in je ICP-opgaaf. Ontbreekt de vermelding of klopt het btw-nummer van je klant niet, dan houdt de verlegging geen stand en blijf je de btw zelf verschuldigd.

Wat je doet met een factuur die niet klopt

Krijg je een inkoopfactuur waarop een verplicht gegeven mist, vraag dan een correcte factuur op bij je leverancier. Dat is bijna altijd een kwestie van één mail.

Boek je hem toch in zoals hij is, dan boek je de kosten wel en de btw niet, en dat kost je precies het btw-bedrag. Regel het in dezelfde maand: een correctie over een tijdvak dat al is aangegeven kan wel, maar dan gaat er een suppletie de deur uit voor iets wat met één mail te voorkomen was.

Bewaren

Je uitgaande en inkomende facturen bewaar je zeven jaar, en in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een pdf blijft dus een pdf. Een papieren factuur mag je scannen, maar dan moet de digitale versie een juiste en volledige weergave van het origineel zijn en moeten de echtheidskenmerken bewaard blijven.

Wat wij hierin doen

Wij richten je facturatie zo in dat de verplichte velden automatisch gevuld worden, en bij het inboeken controleren we of je inkoopfacturen aan de eisen voldoen. Komt er een factuur binnen waarop de btw niet aftrekbaar is, dan melden we dat terwijl het nog te repareren is. Bij verlegde btw en EU-klanten letten we op de vermelding en op het btw-nummer, en verwerken we de factuur in je aangifte en waar nodig in je ICP-opgaaf.

Kort samengevat

• Tien verplichte gegevens, en je pakket kan ze allemaal vullen.
• Factureren uiterlijk de vijftiende dag van de maand na de levering, en te laat factureren schuift de btw niet op.
• Factuurnummers opvolgend en uniek, ook als je uit twee systemen factureert.
• Onder 100 euro inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur.
• Bij verlegde btw: de vermelding btw verlegd plus het btw-nummer van je klant.
• Zeven jaar bewaren, in de vorm waarin je de factuur hebt verstuurd of ontvangen.