Administratie· 3 september 2026 6 min lezen

Hoelang moet je je administratie bewaren, en waar zitten de gaten?

Zeven jaar, voor sommige gegevens tien, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. De regel is simpel; je eraan houden is dat niet, want wat kwijtraakt zit in een mailbox of in een tool die iemand heeft opgezegd. Hier lees je wat je moet bewaren, in welke vorm, en wat het kost als je het niet kunt laten zien.

Zeven jaar, en soms tien

De fiscale bewaarplicht is geen richtlijn maar een verplichting, en de termijn hangt af van het soort gegevens. Basisgegevens bewaar je zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en voor gegevens uit het eenloketsysteem geldt tien jaar.

Onder basisgegevens vallen meer stukken dan founders denken:

Het grootboek.
De debiteuren- en crediteurenadministratie.
De voorraadadministratie.
De in- en verkoopadministratie, inclusief je facturen.
De loonadministratie.

De termijn loopt vanaf het einde van het boekjaar waar de gegevens bij horen. Korter mag alleen als je daarover afspraken maakt met je eigen belastingkantoor.

Waar de termijn begint

De termijn loopt vanaf het einde van het boekjaar waar de gegevens bij horen. Je administratie over 2026 moet dus tot eind 2033 beschikbaar zijn, en dat is ruim voorbij het moment waarop je van software wisselt, van boekhouder wisselt of een tool opzegt.

Wat een startup vaak niet bewaart en wel moet bewaren

De klassieke gaten zitten niet in de boekhouding zelf, maar eromheen.

Facturen die in de mailbox van een founder staan die het bedrijf verlaat.
Exports uit een tool waarvan het abonnement is opgezegd, waarna de omgeving na een paar maanden wordt gewist.
De onderliggende gegevens van je facturatiesysteem, en niet alleen de pdf's die eruit rolden.
De loonadministratie van iemand die twee jaar geleden uit dienst is.
De administratie van een entiteit die je niet meer actief gebruikt, zoals een holding zonder activiteit.

Het patroon is telkens hetzelfde: de gegevens zaten in een systeem of een postbus waarvan niemand de eigenaar was op het moment dat het weg ging.

Digitaal bewaren mag, in de juiste vorm

Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur bewaar je dus digitaal en niet als print, en een papieren factuur blijft papier, tenzij je hem scant.

Scannen mag, onder voorwaarden: de digitale versie moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn en de echtheidskenmerken moeten bewaard blijven. Is dat het geval, dan hoef je het papier niet te houden. Over de vorm waarin je de rest van je administratie bewaart kun je ook afspraken maken met de Belastingdienst.

Korter bewaren kan alleen met een afspraak

Voor sommige gegevens kun je een kortere termijn afspreken, maar dat gaat niet vanzelf en niet voor basisgegevens: daarvoor neem je contact op met je eigen belastingkantoor. Zonder die afspraak is de termijn de termijn.

De bewaarplicht komt uit de administratieplicht

Bewaren is de tweede helft van een verplichting waarvan de eerste helft vaak wordt overgeslagen. Je moet een administratie voeren waaruit je rechten en plichten blijken, en waaruit is op te maken of je de juiste belasting hebt betaald. Wat daar minimaal in hoort, is dezelfde lijst als de basisgegevens die je zeven jaar bewaart:

Alle inkomsten en uitgaven, onderverdeeld in categorieën, dus je grootboek.
De debiteuren- en crediteurenadministratie.
De voorraadadministratie.
De in- en verkoopadministratie.
De loonadministratie.
Gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van anderen.

Dat laatste punt is het minst bekende. Heb je gegevens die relevant zijn voor de belastingheffing van iemand anders, bijvoorbeeld bedragen die je aan derden hebt uitbetaald, dan horen die er ook bij.

Wat je per jaar wilt kunnen overhandigen

Praktisch werkt het het beste als je per boekjaar één dossier hebt dat compleet is, in plaats van gegevens die over vijf systemen verspreid staan. Een compleet jaardossier bevat:

De saldibalans en het grootboek van dat jaar.
Alle inkoop- en verkoopfacturen, in de vorm waarin ze zijn verstuurd of ontvangen.
De bankafschriften over het hele jaar, aansluitend op het grootboek.
De ingediende aangiftes met de betaalbewijzen: btw, loonheffingen en vpb.
De loonadministratie, met de contracten, de loonstroken en de journaalposten.
De jaarafsluiting of de jaarrekening, en de vpb-aangifte die daarop is gebaseerd.

Zulke dossiers zijn precies wat een controleur vraagt en wat een due diligence opvraagt. Je maakt het één keer en gebruikt het twee keer.

Wat het kost als je het niet kunt laten zien

De bewaarplicht heeft geen eigen boete die je op een briefje krijgt. Het loopt via de informatieplicht: kun je bij een controle niet leveren wat er wordt gevraagd, dan is dat beboetbaar en kan het leiden tot een informatiebeschikking of tot een aftrek die niet wordt geaccepteerd.

In de praktijk is het effect indirecter en duurder. Zonder onderliggend stuk kun je een aftrek niet onderbouwen, en wat je niet kunt onderbouwen verlies je. Dat geldt voor de btw op een inkoopfactuur die je niet meer hebt net zo goed als voor een kostenpost van drie jaar terug.

Waarom dit meer is dan een archiefregel

Twee momenten maken het concreet. Bij een boekenonderzoek moet je je administratie kunnen laten inzien; kun je dat niet, dan is het niet alleen een archiefprobleem maar een probleem met je informatieplicht, met een geweigerde aftrek als mogelijk gevolg.

Het tweede moment is een investeringsronde. Een due diligence vraagt standaard om de historie sinds oprichting, en dat is precies de periode waarin de meeste startups twee keer van tool zijn gewisseld. Wie kan leveren, levert in een dag; wie het moet reconstrueren, is weken bezig.

Wat wij hierin doen

Wij houden je administratie in een omgeving die op jouw naam staat, zodat je bij een overstap je historie meeneemt en niet alleen een export. Facturen en bankmutaties komen digitaal binnen en blijven in hun oorspronkelijke vorm bewaard, en bij de jaarafsluiting leggen we per jaar een compleet dossier vast. Wat wij niet doen is de mailbox van je team opruimen, dus stuur inkoopfacturen liever direct naar de administratie dan naar iemand persoonlijk.

Kort samengevat

Basisgegevens zeven jaar, onroerende zaken en eenloketsysteem tien jaar.
De termijn loopt vanaf het einde van het boekjaar waar de gegevens bij horen.
Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving; scannen mag onder voorwaarden.
Korter bewaren kan alleen als je daarover een afspraak maakt, en niet voor basisgegevens.
De grootste gaten zitten in mailboxen en in opgezegde tools, niet in de boekhouding zelf.