Btw-aangifte voor je BV: de complete gids

De btw-aangifte is de enige aangifte die elk kwartaal terugkomt en die echt geld beweegt. Zo werkt het voor een startup-BV: tijdvakken, deadlines, wat er in de rubrieken staat, EU-klanten en de fouten die het meeste kosten.

Wanneer je BV btw-plichtig is

Zodra je BV goederen of diensten levert in Nederland, ben je in beginsel btw-ondernemer. Je krijgt een btw-identificatienummer, je rekent btw over je verkopen en je mag de btw op je zakelijke kosten aftrekken. Het saldo van die twee draag je af of krijg je terug. In de vroege fase van een startup is dat saldo vaak negatief: je koopt meer in dan je verkoopt, dus je krijgt btw terug.

Dat maakt de btw-aangifte voor een startup iets anders dan een verplicht nummertje. Het is de aangifte die geld oplevert of kost, en de enige die elk kwartaal terugkomt.

Je aangiftetijdvak: kwartaal, maand of jaar

De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal. Je kunt de Belastingdienst vragen om een ander tijdvak, en voor een startup is dat een overweging waard: krijg je structureel btw terug, dan betekent maandaangifte dat je dat geld elke maand ontvangt in plaats van elk kwartaal. Bij een negatieve cashpositie is dat verschil merkbaar.

Draag je juist elk kwartaal af, dan is kwartaalaangifte rustiger en houd je het geld langer in je bedrijf. Welke van de twee bij jou past, hangt af van je kasstroom en niet van een algemene regel.

De deadlines

De aangifte en de betaling moeten uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand na het tijdvak. Voor kwartaalaangifte betekent dat:

• Eerste kwartaal: uiterlijk 30 april.
• Tweede kwartaal: uiterlijk 31 juli.
• Derde kwartaal: uiterlijk 31 oktober.
• Vierde kwartaal: uiterlijk 31 januari van het jaar erna.

Twee dingen die daarbij vaak misgaan. Een kwartaal zonder omzet vraagt nog steeds een aangifte, een nihilaangifte, want de aangifteplicht hangt niet aan je omzet. En de betaling telt net zo zwaar als de aangifte: op tijd aangeven en te laat betalen levert alsnog een verzuimboete op.

Wat er in de aangifte staat

De aangifte is een aantal rubrieken die samen je saldo bepalen. Op hoofdlijnen: je omzet en de btw die je daarover moet afdragen, uitgesplitst naar tarief, plus de rubrieken voor leveringen naar het buitenland. Daaronder de voorbelasting, dus de btw op je inkopen. Het verschil is wat je betaalt of terugkrijgt.

Voor een startup zijn twee rubrieken bijzonder relevant: de rubriek voor leveringen en diensten naar andere EU-landen, en de rubriek voor btw die naar jou is verlegd. Dat laatste komt vaker voor dan founders denken, bijvoorbeeld bij buitenlandse softwareleveranciers.

Buitenlandse klanten en de ICP-opgaaf

Lever je aan een zakelijke klant in een ander EU-land met een geldig btw-nummer, dan verlegt de btw naar die klant. Je factureert dan zonder btw, met de vermelding dat de btw is verlegd en met het btw-nummer van je klant erop. Diezelfde leveringen geef je daarnaast op in de opgaaf intracommunautaire prestaties, de ICP-opgaaf, en het totaal daarvan moet gelijk zijn aan wat je in je btw-aangifte in de bijbehorende rubriek hebt gezet.

Het tijdvak van de ICP-opgaaf is in principe per maand, uiterlijk op de laatste dag van de maand erna. Per kwartaal mag ook, als je intracommunautaire goederenleveringen in dat kwartaal en in elk van de vier voorgaande kwartalen niet boven de 50.000 euro uitkwamen. Lever je diensten in plaats van goederen, of verkoop je aan consumenten in het buitenland, dan gelden er andere regels. Dat is precies zo n vraag waarvoor je een fiscalist wil, en niet je boekhouder.

Wat startups hier vaak fout doen

• Een nihilaangifte overslaan in een kwartaal zonder omzet.
• Btw terugvragen op kosten die deels of volledig prive zijn.
• Verleggen zonder het btw-nummer van de klant te controleren en op de factuur te zetten.
• De uitbetaling van een betaalprovider als omzet boeken in plaats van de onderliggende facturen, waardoor het btw-bedrag niet klopt.
• Buitenlandse abonnementen waarbij de btw naar jou is verlegd niet aangeven, terwijl je die in dezelfde aangifte ook weer mag aftrekken.

Een fout in een eerdere aangifte

Ontdek je dat een eerdere aangifte niet klopt, dan corrigeer je dat met een suppletie. Doe dat zodra je het weet: bij een correctie waarbij je te weinig hebt aangegeven, kan er belastingrente bij komen, en dat bedrag loopt op zolang je wacht. Een correctie op de rubriek voor EU-leveringen vraagt daarnaast een aparte toelichting.

Wat wij hierin doen

Wij verzorgen je btw-aangifte en je ICP-opgaaf, verwerken de verlegde btw in je administratie en bewaken de tijdvakken, zodat er geen periode wordt overgeslagen. Wat we niet doen is fiscaal advies: of een levering verlegd mag worden, welk tarief geldt of hoe je een internationale structuur inricht, is een vraag voor een fiscalist. We zeggen het als je vraag daar hoort te liggen.

Kort samengevat

• Een BV die levert is btw-ondernemer: btw over je omzet, aftrek op je kosten, saldo afdragen of terugkrijgen.
• Standaard is kwartaalaangifte, uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal. Maandaangifte kan gunstig zijn als je structureel terugkrijgt.
• Een kwartaal zonder omzet vraagt een nihilaangifte, en te laat betalen kost net zoveel als te laat aangeven.
• EU-leveringen aan zakelijke klanten gaan met verlegde btw, plus een ICP-opgaaf die moet aansluiten op je aangifte.
• Een fout corrigeer je met een suppletie, en hoe langer je wacht hoe meer belastingrente.