Online boekhouder of accountant: wat past bij een startup?

Accountant is een beschermde titel, voorbehouden aan wie in het NBA-register staat, en hij hangt aan specifieke opdrachten: samenstellen, beoordelen en controleren. Boekhouder is geen beschermde titel en dekt het terugkerende werk: de administratie, de aangiftes en de jaarafsluiting.

Voor een startup in de eerste jaren is het antwoord vrijwel altijd het terugkerende werk. De controleplicht volgt de grootte van de onderneming, en een startup zit op elk criterium in micro of klein. De volledige vergelijking staat in het artikel hieronder.

Online is niet hetzelfde als goedkoop, en het is geen website met een inlog. Het verandert waar het werk gebeurt en hoe vaak.

In een klassieke opzet lever je je papieren aan en krijg je een paar weken later een kwartaal terug. In een online opzet doen de bankkoppeling en de factuurscan het vastleggen, en is de boekhouding een doorlopend proces in plaats van een partij werk achteraf.

• Banktransacties komen automatisch binnen in plaats van overgetypt van afschriften.
• Facturen worden dezelfde dag gescand en gecategoriseerd, niet aan het eind van het kwartaal.
• Je ziet de actuele stand, niet de stand van de laatste afsluiting.
• Vragen lopen door hetzelfde systeem als de documenten, zodat het spoor bij het cijfer blijft.

De meeste vergelijkingen stoppen bij de maandprijs, en dat is precies het getal dat je het minst vertelt. Dit zijn de punten die bepalen hoe je jaar verloopt.

• Hoe vaak de boeken echt worden bijgewerkt. Dagelijks en per kwartaal worden allebei verkocht als boekhouding.
• Of één persoon je dossier kent, of dat elke vraag opnieuw begint bij iemand anders.
• Wat er in de prijs zit en wat erbovenop komt: aangiftes, jaarafsluiting, de set voor KVK, salarisadministratie.
• Of de prijs per entiteit geldt. Een holding en een werk-BV zijn twee administraties.
• Of je je data mee kunt nemen, in een bruikbaar formaat, zonder kosten om te vertrekken.
• Wat er gebeurt in de weken rond een investeringsronde, als de vragen allemaal tegelijk komen.

Daar mogen we eerlijk over zijn. Online werkt omdat de stroom voorspelbaar en grotendeels digitaal is. Ziet jouw administratie er niet zo uit, dan is een kantoor dat met de papieren aan tafel gaat zitten echt beter.

• Veel contant geld, papieren bonnen of fysieke voorraadtellingen.
• Een kluwen aan oude jaren die niemand heeft aangesloten, waar het eerste werk reconstructie is.
• Een structuur die vooral fiscaal advies vraagt in plaats van administratie, en dat doen wij niet.

Wij zijn een online partij en wij doen het terugkerende werk. Geen accountantskantoor: we staan niet in het register, we geven geen accountantsverklaring af en we doen geen fiscaal advies. Wat we wel doen is de administratie, de aangiftes, de jaarafsluiting, de set die naar KVK gaat en de rapportage die daarbovenop komt.

Een vaste maandprijs per entiteit: Starter 250 euro voor 0 tot 75 facturen, Growth 325 euro voor 76 tot 125, Scale 475 euro voor 126 tot 200. Salarisadministratie kost altijd 20 euro per medewerker per maand. Onboarding en migratie zitten erbij, en een volledige overstap duurt vijf werkdagen die parallel lopen aan je huidige kantoor.