Jaarrekening van je BV laten maken

De jaarrekening is het slotbeeld van je boekjaar: een balans, een winst-en-verliesrekening en de toelichting. Een micro of kleine BV deponeert een verkorte versie, en KVK publiceert die.

Dat is een ander document dan een formele jaarrekening met een accountantsverklaring. Die verklaring is het deel dat een ingeschreven kantoor ondertekent, en KVK noemt hem bij de stukken van een middelgrote rechtspersoon. Bij micro en klein staat hij helemaal niet in de lijst.

De wet werkt met stappen in plaats van één deadline, en die stappen stapelen op. Voor een BV met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar:

• Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar.
• De algemene vergadering kan daar maximaal vijf maanden uitstel bovenop geven, maar alleen bij bijzondere omstandigheden.
• Daarna hebben de aandeelhouders twee maanden om hem vast te stellen.
• Deponeren gebeurt binnen acht dagen na vaststelling.
• Zonder uitstel valt de uiterste dag daarmee op 8 augustus.
• Met het volledige uitstel schuift hij naar 31 december.
• Zijn alle aandeelhouders ook bestuurder, dan vervalt de vaststellingstermijn van twee maanden en is het tien maanden en acht dagen, dus 8 november.

De jaarafsluiting is hier geen apart project. Het is de laatste stap van een boekhouding die al actueel was, en daarom wordt het in het voorjaar geen archeologie.

• De jaarafsluiting: overlopende posten, afschrijvingen, voorzieningen en de aansluitingen.
• De volledige set cijfers: balans, winst-en-verliesrekening en toelichting.
• De set die naar KVK gaat, in het verplichte digitale formaat, vooraf geoffreerd als apart werk.
• De vpb-aangifte die erbij hoort.
• Een formele jaarrekening met een accountantsverklaring. Die hoort bij een ingeschreven kantoor.
• Een controle of beoordeling van die cijfers.

De jaarafsluiting zit in de maandprijs, niet in een factuur die in het voorjaar binnenvalt. Starter is 250 euro per maand voor 0 tot 75 facturen, Growth 325 euro voor 76 tot 125, Scale 475 euro voor 126 tot 200. De set die naar KVK gaat is apart werk en dat offreren we voordat we eraan beginnen.

Elk bedrag geldt per entiteit. Een holding en een werk-BV zijn twee jaarrekeningen, twee deponeringen en dus twee prijzen.

Twee vennootschappen betekenen twee administraties, twee jaarrekeningen en twee deponeringen, en de stromen ertussen moeten aan beide kanten aansluiten. De management fee en de rekening-courant zijn waar dat meestal misgaat, en dat komt doorgaans pas bij de jaarafsluiting boven water.